Privacyverklaring Somers B.V.
Somers Kantoor en Garderobemeubilair B.V. (“Somers”)
Industrieweg 68, 5145 PW Waalwijk
Inleiding
Deze privacyverklaring is opgesteld in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in de klant- en leveranciersbeheer en -administraties. Het bevat de volgende componenten:
- Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van betrokkenen bij klanten en leveranciers
- Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
- Direct Marketing
- Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
- Gehanteerde bewaartermijnen
- Rechten van betrokkenen
Onder betrokkenen wordt in deze privacyverklaring verstaan de persoon of personen van wie gegevens worden verzameld, bewaard of bewerkt.
Onder Persoonsgegevens wordt verstaan de op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (betrokkene) betrekking hebbende gegevens, als bedoeld in artikel 4(1) AVG.
Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers
Graag maken wij u erop attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken, omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen.
Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.
Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.
U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.
Wij zorgen ervoor dat alleen onze medewerkers toegang hebben tot de persoonsgegevens. We beperken de toegang tot medewerkers voor wie de toegang noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, waarbij de toegang beperkt is tot persoonsgegevens die deze medewerkers nodig hebben voor hun werkzaamheden. Wij zorgen er bovendien voor dat de medewerkers die toegang hebben tot de persoonsgegevens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met de persoonsgegevens en dat zij bekend zijn met de verantwoordelijkheden en wettelijke verplichtingen.
Doorgifte aan derden
In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren.
Verder maken wij gebruik van softwareleveranciers en schakelen hen ook in om onderhoud aan de software te plegen, waarbij zij toegang hebben tot persoonsgegevens. Denk hierbij aan CRM-oplossing met daarin klantgegevens. Met deze leveranciers hebben wij separate Verwerkersovereenkomsten gesloten, waarbij deze leveranciers minimaal hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens garanderen.
Wij maken gebruik van Microsoft Office 365 en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.
Direct marketing
Als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe producten en diensten en u hier eventueel een aanbieding voor te doen. Iedere keer dat wij u een reclamemailing sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldmogelijkheid onderaan iedere mailing.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)
Als u ons daarvoor toestemming heeft gegeven, zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) activiteiten. Wij hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor dit doel een gerechtvaardigd belang, namelijk u op de hoogte brengen en meenemen naar het invullen van het begrip “duurzaamheid”. Met elkaar moeten en willen we nadenken over de effecten die onze bedrijfsactiviteiten hebben op mens, milieu en bedrijfsvoering.
Iedere keer dat wij u een reclamemailing sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldmogelijkheid onderaan iedere mailing.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact worden verwijderd.
Bent u klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.
Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen, voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd. Hierbij is rekening gehouden met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.
Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot:
Somers Kantoor en Garderobemeubilair B.V., Data Protection Officer, Industrieweg 68, 5145 PW Waalwijk.
Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.